每周2000次会话,我是如何做到高效处理的?

作为一个技术 leader,我每周都要处理将近2000次会话。一开始的我事无巨细、亲力亲为,撑了没几周就被打趴。更惨的是,很多时候同时会来好几件事情,这时候真是头都大了。

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经过一段时间的摸索,我成功地找到了套路,每周 2000 次会话再也难不倒我了。想知道我是怎么做的,继续看下去吧!

添加待办

子曰:「工欲善其事,必先利其器。」想要做好一件事,工具非常重要。而我选择的工具就是——奇妙清单。

奇妙清单其实本质上是一个 TODO 应用,它可以记录下我们要做的事情。当我们做完了,就勾选完成。通过清单的方式,我们可以避免忘记某件重要的事情,也对我们要做的事情有了全面的了解。

我们都有一个同样的感觉,当事情少的时候,其实是否使用 TODO 清单都无所谓。但是当我们事情多的时候,事情就会很杂乱。

例如:当我们在做一个营销方案设计的时候,突然有同事让你协助处理一件不是很紧急的事情。这时候如果你选择立刻处理,那么会中断你对于营销方案的设计。但如果不处理,你可能又会忘记了。

可能被打断一次还不足以让你感觉到烦恼,但如果一直被打断,那么你可能会抓狂!这时候奇妙清单就发挥了它的作用了,把它记在奇妙清单中吧!

分辨优先级

当做的事情多了,我们不可能每件事情都直接将其放入待办事项。例如现在有个非常严重的线上问题,导致业务无法使用,这时候你要是只是写入待办清单,那么或许你会死得很惨。

那么应该如何做呢?

时间四象限法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个象限:

  • 既紧急又重要。例如:客户投诉、即将到期的任务、 财务危机等。
  • 重要但不紧急。例如:建立人际关系、人员培训、制订防范措施等。
  • 紧急但不重要。例如:电话铃声、不速之客、部门会议等。
  • 既不紧急也不重要。例如:如上网、闲谈、邮件、写博客等。

所以当有需求来的时候,推荐的办法是:判断这件事情的重要性。如果必须现在处理,那么就停下手头的事情,优先处理。但是这种情况很少,大概只有 20% 左右。如果这件事情不重要,那么你可以将其记录在你的待办清单中,等待某个时间统一处理。

通过这种方式,我们既不会让紧急的事情得不到处理,也不会过于让我们的时间碎片化。

合适的工作流

当你开始用起奇妙清单,你会发现你堆积了不少的待办事项。工作的、生活的,全部堆叠在一起了。更惨的是,很多时候虽然记下了,但因为工作忙没有人提醒,事情还是忘记了。

这时候你需要使用其清单夹和清单提醒功能了。例如我的奇妙清单中就分了下面几个类别:工作事务、私人事务、专业学习、兴趣学习、创意灵感。

当工作中有一件事情需要我处理,而它又并不是很重要的时候,我就将其写入「工作事务」清单夹。有时候突然想起明天要去银行办业务,于是就将其写在「私人事务」清单夹。

但是写入了一个待办事项,只是事情的第一步,你还需要写明什么时候去处理它。

这样设置好之后,每个清单就有响应的处理时间。奇妙清单会根据你设置的时间,自动为你生成今天、本周要处理的事情。

这样你就可以知道本周以及今天要做的事情。你的事情被安排得井井有条,再也不用担心忘记事情了。 而你每天需要做的就是看看「今天」清单夹里的待办事项就可以了。

当你一天要处理的事情特别多的事情,你需要知道哪些是最重要的,这时候你需要使用「星标」功能。

星标功能可以将待办事项加个显眼的星标,并加入「已加星标」清单夹,从而让你注意到它的存在。

奇妙清单除了可以让你知道未来要做什么事情之外,它还可以当你的时光机,让你知道过去你做了些什么事情。

很多时候我们太忙了,到了周末需要写周报,但是却会议不起来这一周做了什么。有了这个功能,看看每个已办事项,这周做了什么事情,一目了然。

良好的工作习惯

我现在习惯每天工作之前都看一下今天的待办事项,这样我就清楚今天需要做哪些事情。有空的时候会浏览一下每个清单夹,安排好未来几个星期要做的事情。

能否很好地安排自己的时间,判断每件事情的优先级,是一个高级工程师应该具备的基础能力。 工作是做不完的,我们需要挑优先级高的来做,把重要的事情做完,这才是上上之选。

看到这篇文章的你,即使还没用起来也没关系。在你看到这篇文章的同时,你就已经意识到了时间管理的重要性。相信假以时日,你肯定也可以跟我一样,一周处理2000会话不疲劳。